東京医療介護用品事業協同組合（以下、当組合と称する）は、個人情報の保護に関する法律第１条の目的「個人情報の適切かつ効果的な活用が新たな産業の創出並びに活力ある経済社会及び豊かな国民生活の実現に資するものであることその他個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする」に則り、個人情報を個人の人格尊重の理念のもと慎重かつ適切に取扱います。


個人情報とは

個人に関する情報であって、個人（国内・国外に居住する外国人を当該情報に含む）に関し、特定の個人を識別することができる以下の情報を意味します。

（1）氏名
（2）生年月日、連絡先(住所・電話番号・メールアドレス)、会社における職位等に関する情報
（3）防犯カメラに記録された情報等
　　（※本人と判別できない不明瞭な映像情報は個人情報にはなりません）
（4）雇用管理情報、組合員情報、技能実習生等情報
　　 ※職員名簿・役員名簿
　　 ※組合員名簿・技能実習生名簿・建設/造船就労者名簿・履歴書・職員を評価した情報等、
　　　 個人情報データベース等に含まれる個人情報を含みます。
　　 ※組合員名簿については、氏名の箇所のみ個人情報となります。
（5）官報、電話帳、職員録、有価証券報告書、新聞、ホームページ、SNS等で公にされている
　　 特定の個人を識別できる情報
（6）個人識別符号が含まれるもの・書類において対象者ごとに割り振られる符号
（7）要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪歴など）


個人情報の取得について

当組合は、個人情報を適法かつ公正な手段により取得します。


個人情報の利用について

当組合を通じての実習実施者への求職時や事業利用申し込み時等に、適法かつ公正な手段により業務の遂行上必要な限りにおいて、履歴書・組合加入申込書等の書面上において個人情報を取得し、以下の職員等の労務管理等や技能実習生等の監理事業等の目的のため、業務の遂行上必要な限りにおいて個人情報を利用させていただきます。

なお、これにより「個人情報の利用目的をできる限り特定し、あらかじめ公表している」こととさせていただきます。

  1. 組合員や入国管理局等国の機関、その他関係機関への連絡・各種資料等の送付
  2. 組合員や入国管理局等国の機関、その他関係機関からの問い合わせ等に対する回答
  3. 組合加入希望者からの組合加入申込や組合員からの外国人技能実習生、外国人建設・造船就労者の求人申込への対応
  4. 外国人技能実習生等が日本国内へ入国・在留するための関係書類、その他関係各機関からの指導・調査等への対応
  5. 実習実施者への訪問指導や監査実施等ならびに外国人技能実習生等からの相談等対応
  6. 組合員への当組合事業に限定してのサービス等提供
  7. 役員や職員等の労務管理・各種保険の手続き・健康診断の手続き、緊急連絡等に必要な範囲内での利用
  8. その他当組合の事業に関し、個人情報保護法等法令に違反しない合理的な利用目的の範囲内での利用


利用目的の特定や公表に係らず、以下の場合を除き、ご本人の同意を得なければ要配慮個人情報を取得致しません。もし要配慮個人情報を取得した場合は、特に慎重に取り扱います。

  1. 取得手続きが法定されている等、法令に基づく場合
  2. 人命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  3. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  4. 個人情報が、ご本人、国の機関、地方公共団体や個人情報保護法上の義務の適用を受けない者等により公開されている場合

当組合は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行うことはなく、当組合が監理する技能実習生等のマイナンバー（個人番号）について取得・利用・保管することは一切ありません。


個人情報の安全管理について

当組合では、取り扱う個人情報を情報管理者の厳正な管理の下で保管し、当該不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどに関して、不正アクセス対策、情報セキュリティー対策等適切な予防ならびに是正措置を実施します。
個人データに関しては、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保ち、不要になったときは消去するよう努めます。

当組合の役員、職員等（アルバイト等も含む）は、正当な理由なく、その業務に関して知ることができた個人情報のみならず、秘密も含め漏洩または盗用しません。
なお、ご本人が自ら個人情報を公開した場合や、Ｅメールやウェブサイト上での入力ミス等を原因として個人情報が漏れた場合など、当組合の責任外での個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などに関しましては責任を負いかねますのでご注意ください。
特にマイナンバーは、給与の源泉徴収票作成事務や健康保険・厚生年金届出事務を処理する目的等、番号法19条で限定的に明記された場合を除き、原則として、第三者へ提供することが法律で禁止されています。


個人情報の第三者提供について

当組合は、下記の場合を除き、ご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に開示または提供しません。
※個人データについてはご本人の求めに応じて、個人データの第三者への提供を停止することとしております。

  1. 第三者に提供される外国人技能実習生等の個人データ項目（氏名、生年月日、住所、パスポート番号など）
  2. 第三者に提供される組合員の個人データ項目（法人名、代表者名、住所、資本金、業種など）
  3. 提供の手段・方法（郵送、手渡し、Eメール等にて提供。電話によりお伝えすることもあります）
  4. ご本人の求め（提供拒否）を受けつける方法（速やかに第三者への提供を停止します）

ただし、以下の場合はご本人の同意を得ずに個人情報を第三者へ開示・提供することがあります。

  • 個人情報保護法以外の他の法令に基づく場合
  • 人命、身体または財産の保護のために必要が場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

個人情報の開示・訂正について

当組合は、その保有する個人情報について、ご本人から開示・訂正等のご要望があった場合は、法令の趣旨に則り速やかに対応いたします。また、個人情報に関する苦情・問い合わせ等があった場合は、誠実かつ迅速な対応に努めます。


個人情報の保護に関する取組みの明確化と見直し・改善について

当組合は、個人情報の保護に関するこのプライバシーポリシーと、個人情報の取扱いに関するお問合せ方法などの諸手続きを対外的に明確化いたします。 また、その取組みの継続的な改善・向上に努めます。


個人情報の保護に関する職員教育について

この約束を当組合の職員、その他関係者に周知徹底させ実行し、また定期的に個人情報保護に関する勉強会当を開き継続的改善・維持・向上に努めます。


個人情報保護に関する受付について

当組合は、ご本人の個人情報の開示、訂正、利用停止等の権利を有していることを確認し、ご本人からのこれらの要求に対し、異議無く応じます。 また、このための受け付け相談窓口を設置し、公表いたします。 


東京医療介護用品事業協同組合
[本社] 
東京都江戸川区北葛西1−22−17
[事業本部]
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